Privacyverklaring

1. Over deze privacyverklaring

Via werkaandetunnel.nl en het Ontheffingsportaal kunt u gebruikmaken van de digitale dienstverlening rondom ontheffingen voor het passeren van de Westerscheldetunnel, tijdens de tijdelijke afsluiting.

Deze tijdelijke afsluiting vindt plaats op grond van het Verkeersbesluit van 18 augustus 2026 (Middelburg, zaaknummer 703663, Provincie Zeeland, afdeling Infrastructuur; hierna het Verkeersbesluit).

Via het Ontheffingsportaal kunnen gebruikers een account aanmaken, kentekens registreren en een ontheffing aanvragen. Het portaal wordt gefaseerd beschikbaar gesteld. In de eerste fase is het portaal beschikbaar voor instellingen en bedrijven. Voorafgaande aan iedere nieuwe fase wordt beoordeeld of de verwerking van persoonsgegevens wijzigt en of deze privacyverklaring nog actueel en volledig is. Indien nodig wordt de privacyverklaring vóór de ingebruikname van de betreffende fase aangepast.

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens bij het gebruik van het Ontheffingsportaal worden verwerkt, waarom dit gebeurt, wie daarbij betrokken zijn, hoe lang de gegevens worden bewaard en welke rechten u heeft. Wij respecteren uw privacy en gaan zorgvuldig met uw gegevens om.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Provincie Zeeland is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de ontheffingsprocedure voor de Westerscheldetunnel.

N.V. Westerscheldetunnel voert de ontheffingsprocedure namens Gedeputeerde Staten van Zeeland uit op grond van het aan verleende mandaat. Binnen de grenzen van dit mandaat verricht N.V. Westerscheldetunnel namens Gedeputeerde Staten de daarvoor aangewezen handelingen en neemt zij, voor zover het mandaat daarin voorziet, besluiten met betrekking tot de ontheffingsprocedure.

Voor zover N.V. Westerscheldetunnel bij deze uitvoering persoonsgegevens namens Provincie Zeeland verwerkt, gebeurt dit ten behoeve van de uitvoering van de ontheffingsprocedure en overeenkomstig daarvoor geldende afspraken.

Als N.V. Westerscheldetunnel daarbij persoonsgegevens namens Provincie Zeeland verwerkt, treedt zij op als verwerker. N.V. Westerscheldetunnel verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de ontheffingsprocedure en overeenkomstig de afspraken en instructies van de Provincie Zeeland.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aanmaken van een account en de uitvoering van de ontheffingsprocedure.

Afhankelijk van het gebruik van het portaal, kan het gaan om:

• Accountgegevens: naam (en/of bedrijfsnaam/ instelling), e-mailadres, telefoonnummer, inloggegevens en wachtwoord, accountnummer en (bij bedrijven) KvK-nummer, organisatienummer en organisatieadres/vestigingsadres, land en categoriekeuze;
• Aanvraaggegevens: kenteken en passagevoorkeuren (geselecteerde data en tijdsblok(ken));
• Bewijsgegevens: bewijsstukken die een categoriekeuze rechtvaardigen;
• Gegevens uit tickets en de chatbot: de inhoud van uw vraag of melding, eventuele bijlagen, en gegevens die u verstrekt in een gesprek met de AI-chatbot (zie ‘De AI-chatbot’);
• Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens, inlogtijdstippen en functionele cookies voor sessiebeheer, en overige loggegevens ten behoeve van beveiliging en het functioneren van de platformen.

Wij vragen en verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is om het account te beheren en de ontheffingsaanvraag te behandelen.

Indien voor de beoordeling van een aanvraag aanvullende gegevens of bewijsstukken noodzakelijk zijn, worden uitsluitend gegevens gevraagd die nodig zijn om te kunnen beoordelen of aan de voorwaarden voor de ontheffing wordt voldaan.

4. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• Het aanmaken en beheren van uw account;
• Het verlenen van toegang tot het Ontheffingsportaal;
• Het indienen en registreren van een aanvraag voor een ontheffing;
• Het beoordelen van een aanvraag;
• Het nemen en administreren van een besluit op een aanvraag;
• Het beheren, wijzigingen of intrekken van een aanvraag of verleende ontheffing;
• Het informeren van de aanvrager over de aanvraag, de ontheffing en eventuele wijzigingen of intrekking daarvan;
• Het behandelen van vragen en verzoeken over het account of de ontheffingsprocedure.

Persoonsgegevens worden niet voor andere, daarmee onverenigbare doeleinden gebruikt.

5. Op welke grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?

Provincie Zeeland verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar publiekrechtelijke taken in verband met de tijdelijke afsluiting van de Westerscheldetunnel en de daarmee samenhangende ontheffingsprocedure. De verwerking vindt plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of de uitoefening van openbaar gezag dat aan Provincie Zeeland is opgedragen, als bedoeld in artikel 6, eerste lid, onder e, van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De publiekrechtelijke taak en bevoegdheid met betrekking tot de ontheffingsprocedure volgen uit het Verkeersbesluit en de toepasselijke beleidsregels voor het verlenen van ontheffingen ingevolge artikel 87 Rvv voor het Verkeersbesluit voor de tijdelijke afsluiting van de Westerscheldetunnel en toeleidende wegen.

6. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van de ontheffingsprocedure hebben uitsluitend toegang tot persoonsgegevens voor zover dit voor hun werkzaamheden noodzakelijk is.

Voor de uitvoering van de digitale dienstverlening maakt N.V. Westerscheldetunnel gebruik van externe dienstverleners.

Het Ontheffingsportaal wordt in opdracht van N.V. Westerscheldetunnel beheerd door Technolution B.V.. Werkaandetunnel.nl. De servicedesk (inclusief de AI-chatbot) worden in opdracht van N.V. Westerscheldetunnel beheerd door Nedbase B.V. Voor zover Technolution B.V. en Nedbase B.V. daarbij persoonsgegevens verwerken, treedt Technolution B.V. en Nedbase B.V. daarbij op als subverwerkers van de N.V. Westerscheldetunnel.

Deze partijen mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de overeengekomen dienstverlening en overeenkomstig de daarvoor geldende afspraken en instructies.

Persoonsgegevens worden niet aan andere partijen verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de ontheffingsprocedure of daarvoor een wettelijke verplichting of andere geldige grondslag bestaat.

7. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt.

Voor persoonsgegevens en documenten die onderdeel uitmaken van de ontheffingsprocedure gelden de bewaartermijnen van Provincie Zeeland. Daarbij wordt rekening gehouden met de Archiefwet en de voor Provincie Zeeland geldende selectielijst.

Het wijzigen of intrekken van een aanvraag of ontheffing betekent niet automatisch dat de bijbehorende gegevens direct worden verwijderd. Gegevens over de aanvraag, het besluit en eventuele wijzigingen of intrekking kunnen onderdeel blijven van het dossier zolang dit op grond van de toepasselijke bewaartermijn noodzakelijk is.

Wanneer de toepasselijke bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens vernietigd, tenzij deze op grond van de geldende archiefregels blijvend moeten worden bewaard.

N.V. Westerscheldetunnel en de door haar ingeschakelde subverwerkers bewaren persoonsgegevens die zij namens Provincie Zeeland verwerken niet langer dan overeenkomstig de instructies en bewaartermijnen van Provincie Zeeland is toegestaan.

8. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Provincie Zeeland en de partijen die namens haar persoonsgegevens verwerken nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of andere onrechtmatige verwerking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en partijen die deze gegevens voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben.

9. Uw privacy rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de betreffende verwerking kunt u onder meer uw persoonsgegevens inzien, onjuiste gegevens laten corrigeren, verzoeken om verwijdering of beperking van de verwerking en bezwaar maken tegen de verwerking.

Deze rechten zijn niet in alle gevallen onbeperkt van toepassing. Een verzoek wordt beoordeeld aan de hand van de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

Wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Dan kunt u contact opnemen met Provincie Zeeland via: [email protected].

10. Klachten

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Provincie Zeeland via: [email protected].

Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet overeenkomstig de AVG worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. De AI-chatbot

Op werkaandetunnel.nl kunt u o.a. gebruikmaken van een AI-chatbot die uw vraag zal beantwoorden. Bij het eerste contact met de chatbot wordt u erop gewezen dat u met een AI-systeem communiceert en niet met een medewerker.

De chatbot beantwoordt uw vraag op basis van de informatie waarover het beschikt en neemt daarbij geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor u.

12. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wanneer de dienstverlening via het Ontheffingsportaal wordt uitgebreid of gewijzigd en daardoor ook de verwerking van persoonsgegevens verandert, beoordelen wij vooraf de gevolgen daarvan. Deze privacyverklaring wordt waar nodig aangepast.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd via werkaandetunnel.nl en/of het Ontheffingsportaal.

Versie: 1
Datum: 28 augustus 2026